A Arquitetura do Sucesso – Como ter mais produtividade e fazer boa administração do tempo? Parte I

Postado Por : Unknown segunda-feira, 4 de agosto de 2014

A Arquitetura do Sucesso – Como ter mais produtividade e fazer boa administração do tempo? Parte I

Autor: Jorge Augusto Govoni de Lacerda.

CRP 08/16.801 Paraná

Esses dias, conversando com minha grande amiga e Psicóloga Monica Dolisnki, lembrei-me de uma história que ela me contou, sobre um período em meados de 2012, quando ela morou na Inglaterra.

Segundo relato de Mônica, seu dia a dia lá era uma maravilha: o ponto de ônibus para o trabalho era próximo, os ônibus sempre chegavam na hora e dificilmente não haviam lugares disponíveis para se sentar. Vizinhanças pacatas e arborizadas acompanhavam rumo ao trabalho, que era bem remunerado. Voltar a pé, se fosse, era longe, mas uma delicia. Tudo funcionava perfeitamente. Enfim... Na Repúplica das Bananas, não podemos esperar que o mundo se renove para nos tornar mais prósperos. Temos que renovar a nos, e ao mundo.

E qual a relação disso com sucesso, ter mais produtividade e fazer uma melhor administração do tempo?

Quando eu e Mônica estávamos lembrando a conversa sobre sua vida na Inglaterra, comentei sobre como esse relato me fez pensar como pequenas coisas tornam um dia promissor em um dia menos produtivo que o esperado.

Por exemplo: meu chuveiro estava com defeito, às vezes a água ficava fria no meio do banho - reparei que por causa disso passei a demorar mais para conseguir entrar no banho. Tanto demorei mais para me convencer a entrar no banho, quanto demorei mais para me convencer a sair do banho. Tudo isso se acentuava em dias frios.

A partir daí, tecemos vários comentários sobre fatores que, por menores que sejam, podem tornar mais efetivo o esforço de qualquer pessoa, bem como tornar seu comportamento mais produtivo.

Muito da arquitetura do sucesso passa pelas seguintes áreas:

1) flexibilidade para implementação de mudanças comportamentais (alto limiar de tolerância a frustração ou resiliência)

2) aprendizagem e desenvolvimento de novas habilidades comportamentais;

3) implementação de novos “instrumentos de trabalho”;

Vamos ao que interessa. Quais os segredos para ter mais produtividade em um mundo em que temos cada vez menos tempo?

0) FRACIONAGEM:

A fracionagem é um conceito muito utilizado na Hipnose e pelos Coaches de Sedução, mas útil para as mais diversas áreas da vida. É um conceito simples, mas muito eficiente para tornar qualquer comportamento ou pessoa mais produtivo e em menor tempo.

Consiste em buscar dividir e compartimentar em partes menores todos e quaisquer processos sistémicos, complexos, para se tornarem mais fáceis de serem manuseados.

A fracionagem é extremamente útil para aumentar a produtividade e é um dos conceitos principais por trás de fatores que irei mencionar ao longo dessa publicação, como:

· Metas

· Objetivos

· Aprendizagem de Habilidades

· Tarefas complexas

· Requisições a terceiros

· Planejamento de gastos e investimentos

· Manejo de ansiedade

· Manejo de tempo

Fracionar em partes aumenta a probabilidade de que o todo de um processo almejado aconteça. Psicologicamente, porque é mais fácil, imediato e sem objeções fazer uma coisa pequena que uma coisa grande (o compromisso e o investimento de esforço e tempo necessário são fundamentais para a motivação - quanto mais rápido e fácil, mais aceitável).

1) ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Algum tempo atrás eu me encontrava em um momento de pura inatividade e falta de energia para as mínimas tarefas. Tudo parecia difícil e eu já me sentia desmotivado antes mesmo de começar. Simplesmente pensar em ter que fazer algo já me deixava cansado (eu “usava” - mal e porcamente - uma agenda de compromissos).

Até que um dia eu conheci um cara que salvou minha vida. O nome dele é Brian Tracy, e isso aconteceu quando eu já não dava mais conta de fazer nada e tinha dias totalmente improdutivos. Brian conduz um ótimo seminário chamado “Master your time”, traduzindo, Administre seu tempo.

Brevemente, vou resumir os principais ensinamentos que esse mestre passou:

a) Não existe tempo – tempo é compromisso e ações: em termos de administração do tempo, não existe essa coisa de tempo. O tempo pode ser uma medida boa para incidência solar sobre a terra, mas não é para realização de compromissos.

Para ser mais produtivo, você precisa sim considerar quanto tempo possivelmente o compromisso vai tomar, mas antes de tudo, você precisa considerar que o tempo é variável em função da variável compromisso. Compromisso é realizar alguma ação com um ou mais objetivos específicos (ou seja, é o processo), visando uma meta (que o resultado desejado).

b) Não confunda Objetivo com Tarefas: para ser mais produtivo em menos tempo, você precisa ter a sagacidade de saber que para atingir uma meta (um resultado final desejado), você precisará determinar alguns objetivos (pontos de checagem) e cumprir algumas tarefas (processos pelos quais é possível atingir a meta).

Para exemplificar, se sua meta é se formar em Psicologia, você pode achar que para atingi-la seus objetivos devem ser: ler mais, acordar cedo, prestar atenção às aulas e achar um estágio na sua área de interesse. Cada objetivo esconde algumas tarefas, vamos lá: para ler mais é necessário pesquisar obras, ir a biblioteca, perguntar e tomar nota sobre obras e autores relevantes; para acordar cedo, é preciso: colocar o despertador para tocar as 6h da manhã, não tomar nada com cafeína nem estimulantes depois das 17h; para prestar mais atenção a aula, é preciso: não se envolver em conversas com colegas, não mexer no celular, tomar notas. Para achar um estágio na sua área de interesse, é preciso: frequentar congressos e eventos do nicho de interesse; fazer cursos na área; ler livros sobre a área de interesse. E por ai vai...

Foco nas Tarefas

c) Saiba distinguir Tarefas Simples de Tarefas Complexas: esse era o principal motivo pelo qual eu ficava cansado antes mesmo de começar um compromisso. Eu não sabia separar Tarefas Simples de Tarefas Complexas. Eu não sabia fazer fracionagem. Mirava no resultado, na meta, e não via o processo pelo qual ela seria realizada.

Tarefa Simples: aquela tarefa que, para sua realização, não se faz necessário mais que alguns poucos e rápidos movimentos comportamentais. Exemplo: lavar as mãos. Tudo que você tem que fazer é ir ao banheiro, abrir a torneira, pegar sabão, esfregar, fechar a torneira e secar as mãos. Não leva mais que um minuto, contando que você tenha água e sabão, por exemplo.

Tarefa Complexa: aquela tarefa que, para sua realização, se faz necessário uma série numerosa e lenta de movimentos comportamentais, com várias pequenas tarefas adicionais e agregadas a tarefa central. Exemplo: lavar o carro. Você pode anotar na sua agenda “lavar o carro”, achando ser uma tarefa simples, mas uma série numerosa e lenta de movimentos comportamentais deve ser realizada para tal. Você provavelmente vai desde trocar sua roupa, pegar e conectar a mangueira, providenciar sabão, uma esponja adequada, passar aproximadamente 10 minutos ensaboando, e também remover o sabão, providenciar um pano, secar o carro, e ainda depois tomar um banho e vestir novas roupas.

Essa definição é mais subjetiva que objetiva, pois o conceito de “necessário” vai variar de acordo as habilidades e “instrumentos de trabalho” já em posse de cada qual. Se você tiver um lava-jato, lavar um carro é provavelmente uma tarefa simples. Se você é amputado de um braço, possivelmente lavar a mão é uma tarefa complexa.

d) Não planejar realizar mais que 2 tarefas complexas por período: se você acha que vai conseguir, numa manhã, lavar o carro, fazer um trabalho da faculdade e fazer um almoço, engano o seu. As 3 costumam ser tarefas complexas, as quais contém várias pequenas tarefas adicionais e agregadas a tarefa central. Se você conseguir concluir duas tarefas complexas completamente em um período, parabéns, você é além da média. Você pode ter a produtividade de realizar 3 tarefas complexas em um período, mas saiba que são grandes as chances de aumentar a produtividade e perder a qualidade.

e) Saiba ver a prioridade dos compromissos: se você aplicar tudo que eu disse anteriormente, e, além disso, estimar quanto tempo você levará para fazer a tarefa (e tomar nota) vai confirmar o que alguns estudiosos chamam de falácia do planejamento.

A maioria das tarefas, sejam simples ou complexas, geralmente costumam tomar mais tempo que o inicialmente planejado. Por isso, é bom eleger sempre as prioridades do dia ou do período do dia, para não deixar atrasar e ter que “correr atrás”: é muito bom estar sempre à frente ou pelo menos bem na hora. Algumas coisas não podem ficar para amanhã!

Eu sempre me atrasava para meus compromissos, fossem quais fossem, e as vezes os perdia devido atrasos: aprendi, com profissionais horistas e como profissional horista, a dar valor a cada hora do meu planejamento (e do planejamento dos outros). Mas apenas dar valor aos compromissos não o faz dar PRIORIDADE. Então, se organize e priorize aquilo que não seria legal deixar para amanhã, e se não conseguir priorizar, reagende e/ou avise que não irá comparecer na hora marcada – pois muitas pessoas trabalham com necessidade de pontualidade e produtividade, não apenas gostam de planejar, priorizar e remanejar suas rotinas para ter mais produtividade.

f) Não deixe que os compromissos que outras pessoas designam para você de ultima hora atrapalhe planos que estabeleceu consigo há meses: você sabia que tudo aquilo que alguém quer que você faça em tempo recorde, é porque a pessoa em questão não teve capacidade de fazer em tempo hábil? Saiba delimitar seu espaço e momento de trabalho, por exemplo, se você trabalha em casa.

Gerir interrupções é essencial, seja telefone, email, visitas inesperadas ou interrupções nada ocasionais – o caminho é ser direto ao ponto, calmo e assertivo, ou seja, não ser nem submisso nem agressivo quanto a sua necessidade de realizar um compromisso. Não torne uma questão de atrito pessoal o fato de outras pessoas atrapalharem sua produtividade – conduza elas a o ajudarem a ser mais produtivo, informando suas obrigações de antemão e tentando solucionar suas demandas sem deixar que atrapalhem as suas.

g) Cuidado com as multi-tarefas: Você é aquela pessoa que gosta de fazer tudo ao mesmo tempo? Isso pode estar minando sua produtividade. Acho que o modo de multi-tarefas é mais valido e funcional numa formula tipo “atividades repetitivas caseiras chatas + atividades lúdicas passivas = mais produtividade”

2) AGENDA de COMPROMISSOS

Não posso frisar o quanto importante é esse Instrumento chamado agenda de compromissos. Somente posso dizer que, sem ela, eu automaticamente me torno uma pessoa 150% mais ansiosa. Eu aprendi a usar agenda por conta própria, pois não aguentava mais a procrastinação.

Sim, anote ai todos os benefícios que eu obtive da melhoria da habilidade em usar a agenda (porque não basta comprar uma agenda, tem que usar ela, e usar efetivamente):

a) Toda tensão exige resolução – a agenda transforma sonho e ansiedade em efetividade: compromissos geram ansiedade no ser humano quando ficam soltos nas idéias, pois acabam drenando a “voz interior” ou autodiálogo para realização de notas mentais alertando para consecução dos compromissos. Com o tempo, você também vai aprender a gerir sua ansiedade, pois notará que ela é diretamente proporcional a uma má gestão dos seus compromissos (eu, por exemplo, marcava mais compromissos que o que seria possível humanamente realizar). Para ser breve, se você pensou, pensou e não começou a realizar, foi apenas um sonho....

b) A agenda torna o compromisso possível de ser mensurável e estrategicamente planejado: se você não se lembrou de começar a realizar, com ou sem notas mentais alertando a necessidade de concluir um compromisso, você apenas sonhou. Você nem pode dizer que foi improdutivo, pois nem um objetivo você delineou. Para falar de mais produtividade, você precisa ter objetivos e começar realiza-los. O primeiro passo é fazer um planejamento de metas a longo e médio prazo. O que você quer ser, ter e fazer daqui 10, 5, 2 anos e 1 ano? Se sentir dificuldade, procure sobre Elicitação de Valores PNL para descobrir como investigar suas metas.

A agenda é o limite entre o planejamento de metas a longo e médio prazos com o planejamento de metas em curto prazo (1 ano). Na agenda, o planejamento de metas em curto prazo (1 ano) se torna OBJETIVO diariamente.

Essa colocação acima é ambígua, pois significa tanto que as metas só se tornam reais quando colocadas diariamente na agenda, quanto que as metas só se tornam METAS ALCANÇÁVEIS quando colocadas na agenda. Porque você acha que Judeus e a Crença Popular acreditam “as palavras tem poder”? Anotar um compromisso na agenda é tirar a ideia do domínio do abstrato e do mundo dos sonhos para colocar a ideia no domínio do real e no mundo da prática objetiva.

Com a agenda, é possível ter uma “visão do todo”, por exemplo, sobre itinerários. Se você adquirir o costume de usar a agenda, basta folhar algumas paginas para você aproveitar aquela ida irrevogável ao centro hoje para fazer mais coisas do que imaginava (em menos tempo, caso você se dê ao trabalho de pensar como a ordem dos tratores altera o viaduto).

Você também pode usar um sistema de classes de compromissos e legendas como o meu diagrama demonstra, para tornar seu manejo e planejamento mais visual e pictográfico, confesso que é mais fácil ainda de lembrar (lembre-se de realizar um planejamento dos objetivos em termos de tarefas, e analisar se o objetivo envolve tarefa(s) simples ou tarefa(s) complexa(s)

O compromisso Comprar A e B foi realizado - nada como riscar um compromisso para simbolizar sua consecução!

3) DIETA POBRE EM INFORMAÇÃO:

Quando eu me sentia cansado somente de pensar em um compromisso, algo que eu não me cansava era de procrastinar e consumir informações inúteis, como ler noticias idiotas sobre artistas do rock ou ver televisão por horas seguidas.

Após ler “Trabalhe 4 horas por Semana”, de Timothy Ferriss, segui seu conselho – comecei a seguir a Dieta Pobre em Informação, e parei de ver televisão. A recomendação de Ferriss é não se informar de “cultura geral”, pois se gasta muito tempo nisso. Tudo que for relevante chegará aos ouvidos de todos, então para ser mais produtivo é necessário abrir mão da “cultura geral” – para então poder se aprofundar em algum campo.

Eu sempre via telejornais, e notei que, após eles acabarem, acabava não desligando a televisão e ficava vendo ela ininterruptamente. E enquanto a programação não era interessante, eu me perdia nas noticias irrelevantes.

Suspendi os telejornais, e comecei a usar o tempo que ficava vendo televisão para ouvir áudio books sobre sedução e negócios. Inicialmente, eu já transferi meu “vício”. Passei anos estudando uma média de 6 horas por dia, e obtive muito conhecimento nessa jornada. Esse era o tempo que eu passava fazendo NADA de útil e relevante para minha vida. Rapidamente comecei a notar que às vezes eu estudava 8h ou 9h seguidas. Desgastante fisicamente, mas prazeroso intelectualmente.

Minha dentista, Doutora Rosena Maria, me ensinou outra estratégia válida – quer curtir uma TV? Deixe-a ligada e vá realizar outros compromissos da sua agenda que permita essas “multi-tarefas” ocorrerem juntas. Garanto que limpar a caixa com necessidade dos gatos vai ser uma tarefa muito mais interessante ouvindo novela ou aquela música.

Obrigado a atenção de todos, em breve "A Arquitetura do Sucesso – Como ter mais produtividade e fazer boa administração do tempo? Parte II"

Jorge Augusto Govoni de Lacerda.